InfoBuilder is een service die al uw bestandsbewerkingen uit handen kan nemen
Herkent u dit: Er is ooit binnen uw bedrijf een bestandsconversie gemaakt maar dat is al weer even geleden en de persoon die de conversie gemaakt heeft is niet meer werkzaam bij uw bedrijf. Het probleem is vast herkenbaar: er moet wat aangepast worden maar niemand weet precies wat de conversie doet of hoe deze is opgezet. Een bijkomend probleem is dat dit soort conversies vaak erg ondoorzichtig zijn en dus erg moeilijk te lezen door iemand die de conversie niet zelf gemaakt heeft. Sterker nog, zelfs de originele ontwikkelaar zal moeite hebben om te doorgronden waarom hij bepaalde zaken in de conversie zo heeft aangepakt. Het is een van de minst interessante taken voor een ontwikkelaar en dat zie je meestal terug in het resultaat. Snel in elkaar gezet, “als het werkt is het goed”, “veranderd toch nooit”, zijn de argumenten die niet hardop uitgesproken worden. Het wordt alleen maar erger als niet direct gedetecteerd wordt dat een conversie niet goed verlopen is, of nog erger, dat het lijkt alsof deze goed verlopen is maar in werkelijkheid dit niet deed.
De conversie service van InfoBuilder lost al deze problemen op. Van ieder ontvangen bestand wordt de ontvangst geregistreerd, wordt het verloop van het proces automatisch gecontroleerd en geregistreerd op bestands- en record-niveau en natuurlijk wordt ook de teruglevering geregistreerd. Hiervan kunnen desgewenst een of meer rapportages opgeleverd worden zodat van iedere conversie volledig teruggezien kan worden hoe deze is verlopen. Rapportages kunnen op maat gemaakt worden zodat precies die informatie gerapporteerd wordt die u nodig heeft. Bijvoorbeeld een aparte rapportage met een overzicht van geweigerde of mislukte records? Geen probleem. In veel gevallen kan zelfs de reden gedetailleerd weergegeven worden.
Een ander groot voordeel dat de InfoBuilder services kunnen leveren is de mogelijkheid om bestandsconversies of dataconversies vooraf te plannen of deze afhankelijk te maken van het resultaat van andere conversieresultaten. Denk hierbij aan het laten uitvoeren van conversies op vooraf geplande dagen en/of tijden. Ook is het mogelijk om te wachten op een bepaalde set van bestanden die samen nodig zijn voor een bepaalde conversie. Met andere woorden: conversies kunnen worden uitgevoerd door planning, door aanbod of door een combinatie. Het is zelfs mogelijk een conversie proces te starten ook al zijn er geen bestanden en dit dan ook zo te rapporteren. Dit gebeurd bijvoorbeeld als een conversieproces gepland staat om op een vaste tijd uitgevoerd te worden met de op dat moment beschikbare bestanden.
Een voorbeeldscenario: 2 bestandsconversies leveren 2 resultaatbestanden. Die resultaatbestanden worden automatisch in een opvolgend proces samengevoegd tot één bestand wat uiteindelijk uitgeleverd wordt. Dit lijkt relatief complex maar is voor InfoBuilder feitelijk erg eenvoudig. Bedenk eens wat u als bedrijf zelf allemaal moet doen om dit werkend te krijgen, werkend te houden én dan ook nog eens overzicht te hebben op het verloop van de processen zodat er controle is dat alles verloopt zoals het hoort.
Door de opzet van InfoBuilder zijn veel complexere scenario's mogelijk waardoor er voor vrijwel ieder probleem een oplossing is maar zelfs voor de meest simpele bestandsconversies levert InfoBuilder beduidend veel voordelen.
In zijn meest simpele vorm is InfoBuilder in staat om zeer snel grote hoeveelheden bestanden met zeer veel records te converteren.
De mogelijkheden van InfoBuilder gaan echter veel verder. Combineren van bestanden, splitsen van bestanden, uitfilteren van velden en samenvattingen maken zijn zo maar een paar voorbeelden van wat mogelijk is. Het is niet altijd nodig een bestand te converteren maar om de inhoud te verbeteren. Een belangrijk onderdeel van veel van onze processen is het verbeteren van de kwaliteit van data. Denk hierbij aan het ontdubbelen van records, het verbeteren van NAW gegevens zodat een persoon correct geadresseerd kan worden of het splitsen van records in aparte bestanden op basis van bijvoorbeeld postcode of plaats. InfoBuilder kan door de inhoud van velden in een record te vergelijken vaak deze inhoud verbeteren of corrigeren. We doen dit vaak voor bijvoorbeeld naam- en adresgegevens omdat deze niet altijd bij invoer op een website goed gecontroleerd kunnen worden. Zo hebben we onlangs een proces uitgebreid met een voornamenlijstcontrole zodat in het verkeerde veld geplaatste voornamen naar het correcte veld verplaatst worden.
Iedere business-case wordt apart bekeken om tot de juiste oplossing te komen. We hebben meer dan 10 jaar ervaring in het oplossen van problemen met dataconversies die in eerste instantie onoplosbaar leken. Met name bestandsverbetering en het opschonen van bestanden is de laatste jaren een steeds grotere taak van InfoBuilder geworden.
InfoBuilder is gemaakt om regelmatig dezelfde conversie uit te voeren op steeds nieuwe bestanden. Dit wil absoluut niet zeggen dat InfoBuilder niet geschikt is voor eenmalige conversies, integendeel. Voor de meeste eenmalige conversies gelden dezelfde eisen en wensen als voor terugkerende conversies. Ook voor een eenmalige conversie is het belangrijk dat er controle is op het proces en dat er een rapportage is over het verloop van de conversie, immers, de resultaten van een eenmalige conversie zijn net zo belangrijk als de resultaten van terugkerende conversies. Het voordeel dat InfoBuilder biedt is juist die volledige controle en overzicht zodat een conversie daar waar nodig direct gericht aangepast en opnieuw uitgevoerd kan worden tot het gewenste resultaat bereikt is.
Waar eenmalige conversies regelmatig voor gebruikt worden is het controleren en zo nodig converteren van de volledige output van een systeem zodat de resultaat data geschikt is voor migratie naar een nieuw systeem.
InfoBuilder is uitermate geschikt om verschillende systemen met elkaar te laten communiceren door de output van het ene systeem om te zetten naar een formaat dat door een ander systeem ingelezen kan worden. Het grote voordeel is dat uw bestaande systemen ongewijzigd blijven functioneren waardoor geen extra onderhoud, update of controle noodzakelijk is. Verandert er iets in een of meer van uw bestaande systemen dan zijn we zeer snel in het uitvoeren van de noodzakelijke aanpassingen zodat koppelingen blijven werken. Het up-to-date houden van deze koppelingen gaat doorgaans vele malen sneller dan moeten wachten op aanpassingen binnen een bestaand systeem waardoor continuïteit veel beter te waarborgen is. Daar waar de leveranciers van grote systemen vaak weken nodig hebben om kleine aanpassingen door te voeren zijn wij in staat om dit veel sneller te doen. Het zal niet de eerste keer zijn dat we binnen een dag een noodzakelijke aanpassing hebben gemaakt, getest en doorgevoerd. Dit betekent effectief dat als er een update wordt doorgevoerd in een van uw systemen wij ervoor kunnen zorgen dat de koppeling naar andere systemen zeer snel aangepast wordt om uw workflow in stand te houden. Zelfs als een van uw systemen vervangen wordt door een totaal ander systeem is het vaak mogelijk om de InfoBuilder processen zo aan te passen dat er voor uw gebruikers niets verandert. Kan dat niet dan kan natuurlijk altijd een nieuw proces ontwikkeld worden.
Voor het migreren naar een nieuw systeem kan InfoBuilder ingezet worden om alle data veilig om te zetten naar formaten waarmee het nieuwe systeem overweg kan. Dit zeer belangrijke onderdeel van een migratie kan daarmee zonder kopzorgen uitgevoerd en zo nodig herhaald worden. Er kan gebruik gemaakt worden van uitgebreide planning om processen op specifieke tijden uit te voeren als directe verwerking niet gewenst is. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen van bestanden om deze op het eind van de dag samen te verwerken tot één totaalbestand. Dit kan natuurlijk ook gebruikt worden om vóór een daadwerkelijke migratie de dataconversies te testen zonder het risico van corruptie van de systemen in productie. Het mogelijkheid om data te kunnen controleren voordat deze in een ander systeem wordt ingevoerd is essentieel in een migratieproces. InfoBuilder biedt die mogelijkheid.
Een belangrijk maar vaak vergeten onderdeel van bestandsconversies is het volgen en controleren van de conversieprocessen. Pas als er iets fout gaat bij het gebruik van de conversieresultaten komt iemand tot de ontdekking dat het conversieproces niet het verwachte resultaat leverde. De reden dat beheer en controle vaak “vergeten” wordt is omdat het een saai en vaak arbeidsintensief en dus duur onderdeel van het converteren van bestanden is.
InfoBuilder maakt beheer wel erg eenvoudig: geen investering in personeel, geen aankoop en onderhoud van apparatuur en geen omkijken naar het verloop van de processen. InfoBuilder is erop ingericht om fouten en inconsistenties direct te detecteren en zo nodig te melden. Als er afwijkingen in een proces geconstateerd worden zal hier dan ook proactief op ingesprongen worden, er wordt dus niet gewacht op een melding van uw kant.
De beheerstaak van InfoBuilder moet niet onderschat worden. Met name daar waar InfoBuilder ingezet wordt om systemen te koppelen is het essentieel dat dit niet onderbroken wordt om continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Dit is een taak die vrijwel geen enkel bedrijf zelf correct en zo precies kan uitvoeren omdat het constante monitoring vereist.
InfoBuilder registreert iedere stap van ontvangst tot aflevering. Daarmee kan precies gevolgd worden hoe succesvol conversies verlopen zijn. Deze registratie maakt het dan ook mogelijk om uitgebreid te rapporteren, bijvoorbeeld hoeveel bestanden verwerkt zijn per periode, hoeveel records en/of bestanden correct verwerkt zijn dan wel mislukt zijn. Op maat gemaakte rapportages kunnen specifieke informatie geven over bijvoorbeeld corrupte records of waarom bepaalde records geweigerd worden.
In de meeste gevallen zal de standaard rapportage ruim voldoende zijn maar het is natuurlijk mogelijk om speciale rapportages te laten maken over andere periodes, met meer of minder gegevens of bijvoorbeeld alleen een samenvatting. Vooral bij het testen van migraties kunnen specifieke rapportages ontwikkeld worden die laten zien of de te migreren data voldoet aan de eisen van het systeem waar het naar toe gemigreerd wordt.
InfoBuilder
Van Data naar Informatie
Copyright © 2018 3K-IT BV